TỔNG QUAN
Mục tiêu
Xây dựng chatbot nhân sự ảo có khả năng tư vấn và tra cứu thông tin nhân sự một cách tự động, chính xác. Đồng thời, tích hợp API để tự động gửi email thông báo đến nhân viên, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tương tác trong hoạt động nhân sự.
Tính mới và sáng tạo
Đề tài đề xuất một hướng tiếp cận mới khi phát triển chatbot nhân sự không chỉ dừng lại ở việc phản hồi truy vấn thông tin, trả lời các câu hỏi thường gặp.
Thay vì chỉ phản hồi bị động, chatbot được tích hợp thêm khả năng tự động gửi email thông báo đến nhân viên, giúp hệ thống không chỉ hỗ trợ tra cứu thông tin mà còn chủ động trong việc truyền đạt các nội dung liên quan đến quản lý nhân sự.
Mô hình này mang tính tự động và mới mẻ vào lĩnh vực quản trị nhân sự, góp phần thúc đẩy quá trình tự động hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
Thông tin cơ bản về công ty giả lập:
• Tên công ty: NexusTech
• Lĩnh vực hoạt động:
⋄ Cung cấp phần mềm và phần cứng tùy chỉnh
⋄ Tư vấn triển khai hạ tầng công nghệ thông tin
⋄ Dịch vụ bảo mật và an toàn thông tin
⋄ Chuyển đổi số cho doanh nghiệp
• Quy mô nhân sự: hơn 100 nhân viên
MÔ TẢ DỮ LIỆU
Dữ liệu chính sách công ty là tập hợp các tài liệu nội bộ quy định quyền lợi, nghĩa vụ và quy trình làm việc của nhân viên. Trong phạm vi đề tài, dữ liệu chính sách được xây dựng dựa trên Sổ tay nhân viên giả lập của công ty NexusTech với các nhóm nội dung chính:
1. Chính sách về giờ làm việc và kỷ luật lao động
• Quy định thời gian làm việc tiêu chuẩn (44 giờ/tuần)
• Quy định về trang phục, tác phong
• Quy định ra vào công ty, sử dụng điện thoại, an toàn lao động • Hình thức kỷ luật (khiển trách, cảnh cáo, sa thải) và các trường hợp áp dụng
2. Chính sách nghỉ phép và nghỉ việc
• Nghỉ phép thường niên, nghỉ ốm, nghỉ thai sản
• Quy định về số ngày phép theo cấp bậc nhân viên (A, B, C, D)
• Quy trình xin nghỉ phép và điều kiện phê duyệt
• Quy định nghỉ việc tự nguyện hoặc bị buộc thôi việc
3. Chính sách lương thưởng và phúc lợi
• Mức lương cơ bản, quy định tăng lương, thưởng quý và thưởng cuối năm
• Các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
• Các chế độ phúc lợi: quà tặng dịp lễ, nghỉ mát, hỗ trợ cưới hỏi, hỗ trợ thai sản
• Quy trình xác định nhu cầu đào tạo
• Các hình thức đào tạo (on-the-job, nội bộ, bên ngoài)
• Đánh giá hiệu quả đào tạo
5. Quy trình giải quyết khiếu nại
• Cách thức nhân viên gửi phản ánh, khiếu nại
• Quy trình xử lý và phản hồi khiếu nại
Bảng danh sách nhân viên công ty
ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH
Mô tả chi tiết sơ đồ kiến trúc hệ thống:
Toàn bộ hệ thống hoạt động dựa trên mô hình tương tác giữa người dùng cuối và một chatbot thông minh. Người dùng giao tiếp với chatbot này thông qua một giao diện web trực quan, được phát triển và xây dựng bằng framework Streamlit. Giao diện web này được triển khai và vận hành liên tục trên một máy chủ ảo Amazon Elastic Compute Cloud (EC2).
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Kết luận
Trong quá trình triển khai và thử nghiệm, hệ thống chatbot nhân sự ảo đã hoạt động đúng như mong đợi. Cụ thể, hệ thống đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản, bao gồm tra cứu các chính sách nội bộ, thông tin nhân sự và tự động hóa quy trình gửi email.
Ngoài ra, giao diện người dùng được phát triển trên nền tảng Streamlit giúp tăng tính thân thiện và dễ sử dụng.
Ưu điểm
• Chatbot hoạt động ổn định và bảo đảm mức độ an toàn dữ liệu phù hợp với môi trường yêu cầu độ chính xác cao.
• Hệ thống hỗ trợ tự động hóa tác vụ gửi email xin nghỉ phép, qua đó góp phần giảm tải công việc thủ công cho bộ phận nhân sự.
• Giao diện được thiết kế đơn giản, trực quan, giúp người dùng dễ dàng tương tác và khai thác chức năng.
Hạn chế
Bên cạnh các ưu điểm, hệ thống vẫn còn tồn tại một số hạn chế đáng chú ý:
• Thời gian phản hồi trong một số truy vấn còn chậm, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
• Chưa hỗ trợ chức năng giao tiếp bằng giọng nói, hạn chế khả năng tiếp cận người dùng đa dạng.
• Cơ chế phân quyền và kiểm soát vai trò người dùng còn đơn giản, chưa đáp ứng tốt các nhu cầu phức tạp của tổ chức quy mô lớn.
Hướng phát triển
Trên cơ sở kết quả đạt được và các hạn chế đã nhận diện, các định hướng phát triển tương lai của hệ thống được đề xuất như sau:
• Tối ưu hóa hiệu năng của chatbot, giảm độ trễ phản hồi thông qua cải tiến quy trình truy vấn và xử lý dữ liệu trên nền tảng Amazon Bedrock.
• Nâng cấp giao diện người dùng và đa dạng hóa các dịch vụ hỗ trợ, nhằm cải thiện mức độ thân thiện và thuận tiện trong quá trình sử dụng.
• Mở rộng các tính năng như là tích hợp khả năng giao tiếp bằng giọng nói và phát triển cơ chế phân quyền chi tiết, phục vụ các yêu cầu nghiệp vụ nâng cao.
